Jak długo trzeba przechowywać dokumenty

Dokumenty skarbowe musisz trzymać przez 5 pełnych lat, licząc od końca roku roku, w którym nastąpiło rozliczenie. W tym czasie fiskus może cię skontrolować i jeśli się okaże, że ich nie masz, zapłacisz karę. Będziesz też musiała zwrócić (wraz z odsetkami) kwoty, które odliczyłaś od podatku. Pilnuj więc: kopii PIT-ów (potwierdzonych przez urząd) lub dowodów wysłania PIT-ów pocztą, rachunków i faktur, na podstawie których korzystałaś z ulg i odliczeń np. za internet.

• Faktury za kupiony towar, np. sprzęt RTV i AGD, warto przechowywać przez 2 lata od daty ich wystawienia. To na wypadek, gdyby towar okazał się wadliwy i chciałabyś go zareklamować "z tytułu niezgodności towaru z umową", czyli w sklepie.

• Karty gwarancyjne trzymaj tak długo, jak długo trwa ochrona. Jeżeli wynosi 3 lata, tyle czasu powinnaś przechowywać dokument. Uwaga! Gwarancja ważna jest tylko z dowodem zakupu. Warto więc podpiąć do niej fakturę lub rachunek.

Umowy na prowadzenie konta w banku, zakupu telefonu komórkowego z abonamentem, kablówkę i internet itp. powinnaś przechowywać do czasu, aż zrezygnujesz z tych usług. Tam znajdują się bowiem ważne zapisy, m.in. dotyczące reklamacji oraz warunki określające rozwiązanie umowy.

Umowy z fachowcem, np. na remont domu, trzymaj (na wypadek reklamacji) rok od zakończenia prac.

Polisy mieszkaniowe (choć ważne są rok) trzymaj przez 3 kolejne lata. Gdyby towarzystwo ubezpieczeniowe dopatrzyło się jakichś braków, będziesz miała dowód, że opłacałaś składki.

Umowy ubezpieczeń obowiązkowych, np. OC, zachowaj przez 10 lat. W razie zmiany ubezpieczyciela udowodnisz np. bezszkodową jazdę i zachowasz zniżki.

Umowy kredytowe (i ewentualnie aneksy do nich), a także dowody spłaty rat kredytu przechowuj do czasu, aż dostaniesz z banku potwierdzenie na piśmie, że nie masz wobec niego żadnych zobowiązań. Samo potwierdzenie spłaty zadłużenia zachowaj jeszcze przez 10 lat. Bowiem dopiero po takim czasie roszczenia banku lub innej instytucji finansowej ulegają przedawnieniu.

Potwierdzenia z bankomatów oraz terminali płatniczych trzymaj do chwili otrzymania comiesięcznego wyciągu z konta. Zanim je jednak wyrzucisz, sprawdź na wyciągu, czy wszystko się zgadza. Sam wyciąg możesz wyrzucić od razu po sprawdzeniu, czy wymienione w nim operacje bankowe rzeczywiście przeprowadziłaś. Jeżeli np. nie zgadza ci się kwota wypłaty, to potwierdzenia i wyciąg są podstawą do reklamacji.

Potwierdzenia zapłaty za tzw. świadczenia okresowe, czyli np. czynsz, gaz, energię internet, kablówkę, trzeba trzymać przez 3 lata. W tym czasie wystawca faktury może domagać się potwierdzenia, że zapłaciłaś rachunek. Okres ten liczy się od dnia, w którym zapłaciłaś rachunek - jeżeli więc np. 12 września br. zapłaciłaś za telefon, rachunek powinnaś zatrzymać do końca września 2012 r.

• Akty stanu cywilnego: metryki urodzenia i chrztu, akty ślubu, orzeczenia o rozwodzie, akty zgonu najbliższych członków rodziny.

• Dokumenty szkolne: świadectwa ukończenia kolejnych etapow edukacji (przede wszystkim maturalne), dyplom ukończenia studiów, potwierdzenia zdobytych kwalifikacji zawodowych, ukończenia kursów specjalistycznych, językowych itp.

• Dokumenty zawodowe: świadectwa pracy (i to koniecznie z całej kariery zawodowej), a także legitymacje ubezpieczeniowe, zwłaszcza jeśli zawierają potwierdzenia okresów zatrudnienia i otrzymywanych wynagrodzeń, druki RMUA przekazywane co miesiąc przez pracodawcę. Przydadzą się w przyszłości do udowodnienia prawa do emerytury i obliczania jej wysokości.

• Dokumenty majątkowe: np. akty kupna lub sprzedaży nieruchomości (domy, działki, garaże), przydziały mieszkania, umowy darowizny, umowy o rozdzielności majątkowej (intercyzy), a także polisy ubezpieczeniowe na życie (wraz z aneksami).

Piotr Kos